Privacy

Déclaration de confidentialité d’Oxford Properties Group

NOTRE ENGAGEMENT À RESPECTER VOTRE VIE PRIVÉE

Chez Oxford Properties Group, l’honnêteté et l’intégrité sont au cœur de notre travail. Nous nous engageons à obtenir et conserver votre confiance dans tous les aspects de nos activités, notamment le traitement de vos données personnelles. Nous appliquons des principes visant le respect de la vie privée dans le cadre de toutes nos activités afin d’assurer la protection, la sécurité et l’utilisation appropriée de vos données personnelles. La présente déclaration de confidentialité a pour but de vous aider à comprendre notre approche à cet effet.

La présente déclaration de confidentialité s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la communication de données personnelles par Oxford Properties Group. Elle ne s’applique pas aux employés actuels, aux employés potentiels, ni aux sous-traitants d’Oxford, qui sont assujettis à la « Déclaration sur la protection de la vie privée des employés » d’OMERS.
La présente déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux données personnelles recueillies par les locataires ou d’autres tiers exerçant des activités dans nos propriétés. Les locataires et autres tiers sont indépendamment responsables de la gestion de ces données conformément à leurs propres déclarations de confidentialité.

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Oxford Properties Group est un investisseur, un promoteur et un gestionnaire d’actifs immobiliers d’envergure mondiale. Oxford exerce auprès de nombreux secteurs d’activité. Oxford possède et gère des centres commerciaux, des immeubles d’habitation, des immeubles de bureaux et d’autres types de propriétés, et investit dans ces propriétés. Nous sommes des promoteurs et des investisseurs immobiliers. Les types de données personnelles que nous recueillons et utilisons dépendent de nos secteurs d’activité et de la nature de votre interaction avec nous. La présente déclaration de confidentialité s’applique à tous nos secteurs d’activité.

Pour vous assurer de trouver les informations pertinentes pour vous, nous vous encourageons à sélectionner l’icône correspondant à votre interaction avec nous, comme indiqué ci-dessous dans les rubriques de notre déclaration de confidentialité.

Veuillez noter que les mots « Oxford », « nous », « nos » et « notre » dans la présente déclaration de confidentialité désignent le Oxford Properties Group.

Notre cadre de conformité vise à protéger les données personnelles et à garantir le respect de notre déclaration de confidentialité. Ce cadre comprend divers éléments, notamment :

les règles destinées au personnel sur le traitement des données personnelles;
les programmes de formation obligatoire;
les procédures pour le traitement des incidents;
les lignes directrices sur les délais de conservation des données;
les procédures pour le traitement des plaintes;
les protocoles de réponse aux demandes d’accès aux données personnelles.

Le Bureau de la protection de la vie privée est au cœur de nos efforts pour assurer le respect de votre vie privée. Sous la direction de notre responsable de la protection de la vie privée, il exerce plusieurs fonctions essentielles :

éduquer le personnel sur les questions de protection de la vie privée;
fournir des orientations sur le traitement des données personnelles dans le cadre d’activités nouvelles ou sensiblement modifiées;
conseiller sur les politiques et procédures de protection des données personnelles;
gérer les plaintes relatives au traitement des données personnelles.

Pour obtenir du soutien ou pour répondre à vos préoccupations, veuillez contacter le Bureau de la protection de la vie privée aux coordonnées figurant plus bas.

Si vous résidez au Québec et que nous recueillons vos données personnelles, sachez que nous pouvons transmettre ces données en dehors du Québec, notamment à notre siège social, en Ontario, ainsi qu’à d’autres emplacements au Canada, aux États-Unis et ailleurs dans le monde où nos fournisseurs de services ou nous-mêmes exerçons des activités.

Si vous résidez dans l’Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni et que nous recueillons vos données personnelles, sachez que nous pouvons transmettre ces données au Canada, aux États-Unis et dans divers pays où nos fournisseurs de services ou nous-mêmes exerçons des activités. Veuillez consulter également la rubrique « Renseignements particuliers pour les personnes résidant dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni ».

Les types de données personnelles que nous recueillons et l’utilisation que nous en faisons dépendent de la nature de nos activités ainsi que de votre interaction avec nous. Nous pouvons combiner les données personnelles que nous collectons dans le cadre de vos interactions avec nous et celles auprès de tiers pour établir votre profil de client et utiliser ce profil aux fins décrites dans la présente déclaration de confidentialité. Nous pouvons compléter celle-ci avec d’autres avis de confidentialité pour des services précis ou pour nous conformer aux lois régissant les pays où se situent nos propriétés. Ces avis sont disponibles là où les services sont offerts et où les propriétés sont situées. Nous vous encourageons à les consulter attentivement pour comprendre le traitement de vos données personnelles dans ces cas particuliers.

Au fur et à mesure de l’évolution de nos activités, nous pouvons recueillir ou utiliser des types de données à des fins qui ne figurent pas dans la présente déclaration. Nous vous informerons alors des données recueillies et des raisons au moment de la collecte ou avant de les utiliser à d’autres fins, sauf si des dispositions légales nous permettent de le faire sans votre consentement ou nous y obligent.

Nous voulons offrir aux visiteurs des expériences d’achat exceptionnelles. Lorsque vous visitez nos centres et autres espaces commerciaux, nous recueillons, combinons et utilisons des données personnelles aux fins suivantes :

Gestion des visiteurs et services de conciergerie : améliorer l’expérience globale des visiteurs en recevant et en répondant aux demandes d’information et d’entretien, en gérant les objets perdus et trouvés, en fournissant des services de prêt d’aides à la mobilité (notamment des fauteuils roulants et des triporteurs), en gérant les réservations pour des événements spéciaux, en fournissant une assistance touristique et en recueillant des commentaires.
Transactions des consommateurs : traiter l’achat de cartes-cadeaux par cartes de crédit, cartes de débit et autres modes de paiement, et gérer les événements spéciaux (notamment les visites du père Noël) ainsi que des services tels que le stationnement payant ou avec voiturier, et les dépôts ou les frais de non-retour d’aides à la mobilité.
Utilisation des stationnements et application des règles : analyser l’utilisation des stationnements afin d’optimiser l’allocation des emplacements, gérer les heures de pointe, améliorer le confort général des visiteurs et faire respecter les règles de stationnement.
Analyse des visiteurs : évaluer le nombre de visiteurs, la durée des visites, le flux de visiteurs et les caractéristiques des visiteurs.
Utilisation du Wi-Fi : recueillir des données concernant la connexion Wi-Fi, notamment l’adresse électronique, le nom d’utilisateur, le code postal et le trafic du réseau, afin de connaître la provenance des visiteurs et de gérer et sécuriser notre réseau Wi-Fi.
Communications : utiliser nos infolettres pour annoncer des offres, des sondages et des invitations à des événements; répondre à des demandes de renseignements; et recueillir le consentement, le cas échéant, pour l’envoi de ces communications.
Interactions sur les médias sociaux : répondre aux messages et aux interactions sur les médias sociaux, et surveiller les mentions concernant les centres commerciaux afin d’évaluer les sentiments les préférences des visiteurs.
Concours et promotions : gérer la participation aux concours, les promotions et la réclamation des prix.
Publicité personnalisée : recueillir des renseignements afin d’améliorer nos publicités et nos communications par courriel ciblées par centres d’intérêt, de l’emplacement et des données se retrouvant sur les plates-formes de médias sociaux, les applications mobiles ou les sites Web.
Innovation : analyser les données que nous recueillons afin de trouver des idées permettant d’innover et d’améliorer nos activités, y compris l’analyse comparative de nos performances.
Sûreté et sécurité : mettre en œuvre des mesures telles que l’installation de caméras de sécurité pour la surveillance vidéo en circuit fermé et de caméras pour les kiosques de cartes-cadeaux, ainsi que des patrouilles de sécurité afin de garantir un environnement d’achat sûr, de répondre aux cas d’urgence, de protéger le personnel, les locataires et les visiteurs, et de décourager les fraudes et les activités non autorisées.
Gestion des risques : effectuer des évaluations régulières et contrôler les transactions afin de détecter et de traiter les risques potentiels, de garantir l’intégrité des activités des centres commerciaux, et de nous prémunir contre les fraudes ou d’autres activités illégales.
Conformité à la loi : tenir à jour les dossiers opérationnels nécessaires.
Obligations légales : respecter les exigences et les directives légales.
Vente des propriétés et des opérations commerciales : transférer les dossiers au nouveau gestionnaire immobilier si Oxford vend ou ne gère plus les propriétés.
Autres fins nécessitant le consentement : répondre à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement.

Aux fins susmentionnées, nous recueillons les types de données personnelles suivants :

Coordonnées : le nom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et, dans de rares cas, l’adresse du domicile, si ce renseignement est nécessaire.
Dossiers des transactions : les dossiers d’achats de cartes-cadeaux et d’autres produits ou services payants. Dans certains cas, il peut s'agir de l’enregistrement d’une carte de crédit, d’une carte de paiement, ou de renseignements relatifs provenant d’autres modes de paiement.
Dossiers de communication : les courriels, les formulaires de demande de communication reçus, les interactions avec des agents conversationnels, d’autres correspondances, et les enregistrements d’appels pour répondre aux demandes et évaluer les sentiments l’opinion des visiteurs.
Données sur les événements spéciaux : les renseignements relatifs à la participation aux événements organisés par l’administration des centres commerciaux.
Engagement sur les médias sociaux : les mentions et les interactions, notamment les réponses aux sondages et aux publicités, afin de comprendre les préférences des visiteurs et d’améliorer les services.
Données relatives à l’utilisation du Wi-Fi : les données recueillies lors de la connexion, celles relatives à l’utilisation du réseau Wi-Fi, et d’autres renseignements nécessaires pour fournir et sécuriser ce service.
Interactions avec les annuaires numériques et la publicité numérique : les données provenant des interactions avec les annuaires numériques des centres commerciaux et de la publicité numérique dans ces établissements, afin de comprendre les recherches, l’efficacité de la publicité et les caractéristiques démographiques des visiteurs. Cineplex Digital Media, notre fournisseur de services, recueille ces données. Pour en savoir plus sur ces technologies, veuillez consulter le https://www.cdmexperiences.com/information-on-ava
Données sur le trafic pédestre : les données recueillies au moyen des signaux cellulaires et de solutions de comptage de personnes (qui peuvent impliquer des vidéos anonymes ou d’autres technologies de capteurs), afin d’analyser les schémas de trafic pédestre et la durée de la présence des visiteurs dans des zones particulières.
Commentaires et réponses à des sondages : les évaluations, les commentaires, les suggestions et les renseignements fournis en réponse à nos demandes, afin d’évaluer les niveaux de satisfaction et cibler les points à améliorer concernant nos services.
Données de surveillance de la sécurité : la surveillance vidéo en circuit fermé, les caméras portées sur le corps et celles intégrées aux kiosques de cartes-cadeaux. Nous pouvons également piloter ou utiliser d’autres technologies basées sur des capteurs, comme l’imagerie thermique. Nous affichons des panneaux à cet effet aux endroits où nous pilotons ou utilisons ces technologies.
Données concernant les stationnements : les données de caméras photo et vidéo et de lecteurs de plaques d’immatriculation.
Demandes d’entretien : les renseignements figurant sur les demandes d’entretien ou de réparation, notamment la nature, la date et l’état d’avancement de la demande.
Données des rapports d’incidents : les détails des incidents survenus dans les centres commerciaux, notamment l’emplacement et l’heure, ainsi que les renseignements sur les personnes impliquées.
Autres données d’identification personnelle : nous recueillons d’autres données d’identification personnelle dans de rares cas, notamment la date de naissance et le sexe pour les enquêtes et les interventions en cas d’incidents de santé et de sécurité, et dans certains cas, pour filtrer les transactions élevées effectuées par carte-cadeau.
Renseignements complémentaires pertinents : d’autres données pertinentes recueillies légalement à nos fins de collecte.

Oxford possède et gère des appartements résidentiels et des suites meublées. Nous recueillons, combinons et utilisons les données des demandeurs, des locataires et de leurs visiteurs aux fins suivantes :

Services de conciergerie et de construction : répondre aux demandes d’information, recevoir les colis, gérer les commodités et les installations communes, recevoir les demandes d’entretien et y répondre, en gérer les locations d’équipement et recueillir des commentaires, afin d’améliorer l’expérience globale des locataires et des visiteurs.
Demandes de location : évaluer l’admissibilité et la capacité à louer l’une de nos unités résidentielles.
Gestion des baux : préparer, appliquer et gérer les conventions de bail, notamment traiter les paiements de loyers et de services auxiliaires.
Utilisation des stationnements et application des règles : analyser l’utilisation des stationnements afin d’optimiser l’allocation des emplacements et faire respecter les règles de stationnement.
Gestion des services publics : gérer la facturation et les questions connexes, notamment l’amélioration de l’efficacité, pour les services publics tels que l’électricité, la consommation d’eau, le service Internet en gros et d’autres services similaires.
Communications : utiliser nos infolettres pour annoncer des offres, des sondages et des invitations à des événements; répondre à des demandes de renseignements; et recueillir le consentement, le cas échéant, pour l’envoi de ces communications.
Interactions sur les médias sociaux : répondre aux messages et aux interactions sur les médias sociaux, et surveiller les mentions concernant les bâtiments afin d’évaluer les sentiments et les préférences.
Concours et promotions : gérer la participation aux concours, les promotions et la réclamation des prix.
Innovation : analyser les données que nous recueillons afin de trouver des idées permettant d’innover et d’améliorer nos activités, y compris l’analyse comparative de nos performances, de nos locations et de nos baux, ainsi que cibler et analyser des locataires potentiels.
Sûreté et sécurité : mettre en œuvre des mesures telles que l’installation de caméras de surveillance et des patrouilles de sécurité afin de garantir un environnement sûr, de répondre aux cas d’urgence, de protéger le personnel, les locataires et les visiteurs, et de décourager les activités non autorisées.
Gestion des risques : effectuer des évaluations régulières et contrôler les transactions afin de détecter et de traiter les risques potentiels, de garantir l’intégrité des activités des bâtiments, et de nous prémunir contre les fraudes ou d’autres activités illégales.
Conformité à la loi : tenir à jour les dossiers opérationnels nécessaires.
Obligations légales : respecter les exigences et les directives légales.
Vente des propriétés et des opérations commerciales : transférer les dossiers au nouveau gestionnaire immobilier si Oxford vend ou ne gère plus les propriétés.
Autres fins nécessitant le consentement : répondre à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement.

Aux fins susmentionnées, nous recueillons les types de données personnelles suivants :

Coordonnées : le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone. Nous pouvons également recueillir l’adresse du domicile des demandeurs et les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence des locataires.
Données sur les baux : la durée du bail, l’historique des paiements, les augmentations de loyer, le droit d’utiliser les commodités, et d’autres données relatives à l’administration de votre bail.
Renseignements généraux et antécédents : les renseignements fournis par les demandeurs et les locataires, tels que la date de naissance, les pièces d’identité délivrées par le gouvernement, les employeurs actuels et antérieurs, les adresses actuelles et antérieures, l’historique des loyers, les revenus et autres données financières, les références et les cotes de solvabilité.
Données bancaires et de paiement : : le numéro de compte bancaire, ou les renseignements de carte de crédit, de carte de débit ou d’autres modes de paiement des locataires afin de traiter les paiements, notamment les retraits automatiques, et de consigner les dépôts, les loyers, les autres paiements, les arriérés et les recouvrements.
Renseignements sur les véhicules : le numéro de plaque d’immatriculation, la marque et le modèle du véhicule, et les données relatives aux permis de stationnement, afin d’administrer les stationnements, de fournir des services de stationnement et de faire respecter les règlements de stationnement.
Données sur les porte-clés, les cartes d’accès et les serrures intelligentes : les données d’accès des porte-clés ou des serrures intelligentes, afin d’assurer la sécurité, gérer l’accès aux bâtiments, et analyser les schémas d’utilisation des commodités pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
Dossiers de communication : les courriels, les formulaires de demande de communication reçus, les interactions avec des agents conversationnels, d’autres correspondances, et les enregistrements d’appels pour répondre aux demandes.
Demandes d’entretien : les renseignements figurant sur les demandes d’entretien ou de réparation, notamment la nature, la date et l’état d’avancement de la demande.
Renseignements sur la livraison des colis : les renseignements sur les colis reçus pour les personnes résidant dans les bâtiments.
Journal des visiteurs : le nom des visiteurs, et les dates et heures des visites lorsque le locataire n’est pas disponible et dans d’autres rares cas.
Données sur les événements spéciaux : les renseignements relatifs à la participation aux événements organisés par l’administration du bâtiment.
Engagement sur les médias sociaux : les mentions et les interactions, notamment les réponses aux sondages et aux publicités, afin de comprendre les préférences des locataires et des visiteurs et d’améliorer les services.
Commentaires et réponses à des sondages : les évaluations, les commentaires, les suggestions et les renseignements fournis en réponse à nos demandes, afin d’évaluer les niveaux de satisfaction et cibler les points à améliorer concernant nos services.
Données de surveillance de la sécurité : la surveillance vidéo en circuit fermé. Nous pouvons également piloter ou utiliser d’autres technologies basées sur des capteurs, comme l’imagerie thermique. Nous affichons des panneaux à cet effet aux endroits où nous pilotons ou utilisons ces technologies.
Données concernant les stationnements : les données provenant de caméras photo et vidéo, le nom des locataires et des invités, et les données d’enregistrement des invités.
Données des rapports d’incidents : les détails des incidents survenus sur la propriété, notamment l’emplacement et l’heure, ainsi que les renseignements sur les personnes impliquées.
Autres données d’identification personnelle : dans de rares cas, nous recueillons d’autres données d’identification personnelle, notamment la date de naissance et le sexe pour les enquêtes et les interventions en cas d’incidents de santé et de sécurité, et la vérification des antécédents.
Renseignements complémentaires pertinents : d’autres données pertinentes recueillies légalement à nos fins de collecte.

Nous utilisons des sites Web, des applications mobiles et d’autres services numériques pour améliorer l’expérience et l’engagement des utilisateurs. Nous recueillons, combinons et utilisons les données provenant de ces plates-formes et services aux fins suivantes :

Sécurité numérique : restreindre l’accès à certains sites Web, applications ou services numériques aux utilisateurs qui s’y sont connectés ou qui répondent à des critères d’âge, et détecter et traiter les menaces à la sécurité de nos sites Web, applications et services numériques.
Communications : utiliser nos infolettres pour annoncer des offres, des sondages et des invitations à des événements; répondre à des demandes de renseignements; et recueillir le consentement, le cas échéant, pour l’envoi de ces communications.
Concours et promotions : gérer la participation aux concours, les promotions et la réclamation des prix.
Transactions : traiter le paiement de cartes-cadeaux, d’événements spéciaux (notamment les visites du père Noël) et de services tels que le stationnement payant ou avec voiturier.
Publicité personnalisée : recueillir des renseignements afin d’améliorer nos publicités et nos communications par courriel ciblées par centres d’intérêt, de l’emplacement et des données se retrouvant sur les plates-formes de médias sociaux, les applications mobiles ou les sites Web.
Expérience utilisateur et amélioration : consigner les activités et les paramètres personnalisés afin de maintenir une expérience individualisée d’une session à l’autre, et de personnaliser et améliorer l’interface utilisateur et l’expérience numérique dans son ensemble.
Amélioration de l’accessibilité : utiliser les données afin de nous assurer que les offres numériques sont accessibles à tous les utilisateurs, notamment les personnes avec un handicap.
Engagement communautaire : engager les utilisateurs dans des forums, des séances de commentaires ou des interactions sur les médias sociaux, afin de favoriser une communauté autour des offres numériques.
Innovation : analyser les données que nous recueillons afin de trouver des idées permettant d’innover et d’améliorer nos activités, y compris l’analyse comparative de nos performances.
Gestion des risques : effectuer des évaluations régulières et contrôler les transactions afin de détecter et de traiter les risques potentiels, de garantir l’intégrité des activités des sites Web, des applications mobiles et des services numériques, et de nous prémunir contre les fraudes ou d’autres activités illégales.
Conformité à la loi : tenir à jour les dossiers opérationnels nécessaires.
Obligations légales : respecter les exigences et les directives légales.
Ventes des opérations commerciales : transférer les dossiers au nouveau gestionnaire immobilier si Oxford vend ou ne gère plus les sites Web, les applications mobiles, les services numériques ou les autres propriétés connexes.
Autres fins nécessitant le consentement : répondre à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement.

Vous pouvez utiliser plusieurs de nos offres numériques, telles que nos sites Web immobiliers, sans fournir votre nom ou d’autres renseignements directement identifiables. Toutefois, pour faciliter les activités susmentionnées, nous pouvons recueillir les données suivantes :

Coordonnées : des adresses postales ou électroniques et des numéros de téléphone lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires aux fins décrites ci-dessus.
Dossiers de communication : les courriels, les formulaires de demande de communication reçus, et les interactions avec des agents conversationnels.
Dossiers des transactions : les dossiers d’achats de cartes-cadeaux et d’autres produits ou services payants.
Données techniques : les renseignements sur votre connexion numérique, notamment l’adresse IP, le type de navigateur, l’emplacement d’accès, l’historique de navigation, le type d’appareil, et l’horodatage des visites.
Données d’utilisation : la façon dont vous interagissez avec nos sites Web, nos applications mobiles et nos autres services numériques, notamment le temps passé sur certaines pages ou les fonctionnalités utilisées.
Engagement sur les médias sociaux : les mentions et les interactions, notamment les réponses aux sondages et aux publicités, afin de comprendre les préférences des locataires et des visiteurs et d’améliorer les services.
Données de connexion aux médias sociaux : les données de profil de votre compte de médias sociaux si vous utilisez vos identifiants de connexion aux médias sociaux pour vous inscrire à un compte pour l’une de nos offres numériques.
Interactions avec le contenu et la publicité : les données sur l’engagement avec notre contenu et nos publicités.
Données d’emplacement : l’emplacement inféré au moyen de l’adresse IP ou, avec votre consentement, l’emplacement précisé par la technologie GPS.
Préférences d’accessibilité : les données sur l’utilisation de dispositifs d’accessibilité.
Commentaires et réponses à des sondages : les évaluations, les commentaires, les suggestions et les renseignements fournis en réponse à nos demandes, afin d’évaluer les niveaux de satisfaction et cibler les points à améliorer concernant nos services.
Renseignements complémentaires pertinents : d’autres données pertinentes recueillies légalement à nos fins de collecte.

Oxford possède et gère des immeubles de bureaux, des espaces commerciaux et des propriétés industrielles. Nous recueillons, combinons et utilisons des données personnelles dans la gestion de ces propriétés aux fins suivantes :

Services de conciergerie et de construction : répondre aux demandes d’information, recevoir les colis, gérer les commodités et les installations communes, recevoir les demandes d’entretien et y répondre, en gérer les locations d’équipement et recueillir des commentaires, afin d’améliorer l’expérience globale des locataires et des visiteurs.
Demandes de bail : évaluer l’admissibilité et la capacité à louer un espace commercial.
Gestion des baux :préparer, appliquer et gérer les conventions de bail, notamment traiter les paiements de loyers et de services auxiliaires.
Utilisation des stationnements et application des règles : analyser l’utilisation des stationnements afin d’optimiser l’allocation des emplacements, gérer les heures de pointe, améliorer le confort général des visiteurs et faire respecter les règles de stationnement.
Gestion des services publics : gérer la facturation et les questions connexes, notamment l’amélioration de l’efficacité, pour les services publics tels que l’électricité, la consommation d’eau, le service Internet en gros et d’autres services similaires.
Utilisation du Wi-Fi : recueillir des données concernant la connexion Wi-Fi, notamment l’adresse électronique, le nom d’utilisateur, le code postal et le trafic du réseau, afin de connaître la provenance des visiteurs et de gérer et sécuriser notre réseau Wi-Fi.
Communications : utiliser nos infolettres pour annoncer des offres, des sondages et des invitations à des événements; répondre à des demandes de renseignements; et recueillir le consentement, le cas échéant, pour l’envoi de ces communications.
Interactions sur les médias sociaux : répondre aux messages et aux interactions sur les médias sociaux, et surveiller les mentions concernant les bâtiments afin d’évaluer le sentiment et les préférences.
Concours et promotions : gérer la participation aux concours, les promotions et la réclamation des prix.
Publicité personnalisée : recueillir des renseignements afin d’améliorer nos publicités et nos communications par courriel ciblées par centres d’intérêt, de l’emplacement et des données se retrouvant sur les plates-formes de médias sociaux, les applications mobiles ou les sites Web.
Innovation : analyser les données que nous recueillons afin de trouver des idées permettant d’innover et d’améliorer nos activités, y compris l’analyse comparative de nos performances de nos locations et de nos baux.
Sûreté et sécurité : mettre en œuvre des mesures telles que l’installation de caméras de surveillance et des patrouilles de sécurité afin de garantir un environnement sûr, de répondre aux cas d’urgence, de protéger le personnel, les locataires et les visiteurs, et de décourager les activités non autorisées.
Gestion des risques : effectuer des évaluations régulières et contrôler les transactions afin de détecter et de traiter les risques potentiels, de garantir l’intégrité des activités des bâtiments, et de nous prémunir contre les fraudes ou d’autres activités illégales.
Conformité à la loi : tenir à jour les dossiers opérationnels nécessaires.
Obligations légales : respecter les exigences et les directives légales.
Vente des propriétés et des opérations commerciales : transférer les dossiers au nouveau gestionnaire immobilier si Oxford vend ou ne gère plus les propriétés.
Autres fins nécessitant le consentement : répondre à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement.

Aux fins susmentionnées, nous recueillons les types de données personnelles suivants :

Coordonnées : le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone. Nous pouvons également recueillir l’adresse du domicile des demandeurs et les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence des locataires.
Renseignements généraux et antécédents : les renseignements fournis par les demandeurs et les locataires, tels que la date de naissance, les pièces d’identité délivrées par le gouvernement, le numéro d’assurance sociale (avec votre consentement pour la vérification de votre solvabilité), les employeurs actuels et antérieurs, les adresses actuelles et antérieures, l’historique des loyers, les revenus et autres données financières, les références et les cotes de solvabilité.
Données bancaires et de paiement : le numéro de compte bancaire, ou les renseignements de carte de crédit, de carte de débit ou d’autres modes de paiement des locataires afin de traiter les paiements, notamment les retraits automatiques, et de consigner les dépôts, les loyers, les autres paiements, les arriérés et les recouvrements.
Renseignements sur les véhicules : le numéro de plaque d’immatriculation, la marque et le modèle du véhicule, et les données relatives aux permis de stationnement, afin d’administrer les stationnements, de fournir des services de stationnement et de faire respecter les règlements de stationnement.
Données sur les porte-clés, les cartes d’accès et les serrures intelligentes : les données d’accès des porte-clés ou des serrures intelligentes, afin d’assurer la sécurité, gérer l’accès aux bâtiments, et analyser les schémas d’utilisation des commodités pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
Données biométriques pour l’authentification : le cas échéant et avec un consentement explicite, la collecte de données biométriques telles que la reconnaissance faciale pour un accès sécurisé.
Dossiers de communication : les courriels, les formulaires de demande de communication reçus, les interactions avec des agents conversationnels, d’autres correspondances, et les enregistrements d’appels pour répondre aux demandes.
Demandes d’entretien : les renseignements figurant sur les demandes d’entretien ou de réparation, notamment la nature, la date et l’état d’avancement de la demande.
Renseignements sur la livraison des colis : les renseignements sur les colis reçus pour les locataires.
Journal des visiteurs : le nom des visiteurs, et les dates et heures des visites lorsque le locataire n’est pas disponible et dans d’autres rares cas.
Données sur les événements spéciaux : les renseignements relatifs à la participation aux événements organisés par l’administration du bâtiment.
Engagement sur les médias sociaux : les mentions et les interactions, notamment les réponses aux sondages et aux publicités, afin de comprendre les préférences des visiteurs et d’améliorer les services.
Données relatives à l’utilisation du Wi-Fi : les données recueillies du réseau, celles relatives à la connexion au Wi-Fi et son utilisation, et d’autres renseignements nécessaires pour fournir et sécuriser ce service.
Interactions avec les annuaires numériques et la publicité numérique : les données anonymes provenant des interactions avec les annuaires numériques des propriétés et de la publicité numérique dans ces établissements, afin de comprendre les recherches, l’efficacité de la publicité et les caractéristiques démographiques des visiteurs.
Données sur le trafic pédestre : les données anonymes recueillies au moyen des signaux cellulaires et de solutions de comptage de personnes, afin d’analyser les schémas de trafic pédestre et la durée de la présence des visiteurs dans des zones particulières.
Commentaires et réponses à des sondages : les évaluations, les commentaires, les suggestions et les renseignements fournis en réponse à nos demandes, afin d’évaluer les niveaux de satisfaction et cibler les points à améliorer concernant nos services.
Données de surveillance de la sécurité : la surveillance vidéo en circuit fermé. Nous pouvons également piloter ou utiliser d’autres technologies basées sur des capteurs, comme l’imagerie thermique. Nous affichons des panneaux à cet effet aux endroits où nous pilotons ou utilisons ces technologies.
Données concernant les stationnements : les données de caméras photo et vidéo et de lecteurs de plaques d’immatriculation.
Données des rapports d’incidents : les détails des incidents survenus sur la propriété, notamment l’emplacement et l’heure, ainsi que les renseignements sur les personnes impliquées.
Autres données d’identification personnelle : dans de rares cas, nous recueillons d’autres données d’identification personnelle, notamment la date de naissance et le sexe pour les enquêtes et les interventions en cas d’incidents de santé et de sécurité.
Renseignements complémentaires pertinents : d’autres données pertinentes recueillies légalement à nos fins de collecte.

Nos activités de développement et d’investissement impliquent le financement, l’achat, l’amélioration ou la construction d’un large éventail de propriétés immobilières, afin d’offrir un rendement à nos actionnaires. Nous recueillons, combinons et utilisons les données personnelles aux fins suivantes :

Communications : communiquer avec les partenaires d’affaires actuels et potentiels. De plus, utiliser nos infolettres pour annoncer des offres, des sondages et des invitations à des événements; répondre à des demandes de renseignements; et recueillir le consentement, le cas échéant, pour l’envoi de ces communications.
Contrôle préalable : évaluer les propriétés potentielles, le financement, et l’acquisition d’entreprises, notamment le contrôle préalable et la vérification des antécédents de la direction des entités concernées.
Gestion des actifs : mettre en place un suivi et une gestion stratégique de nos entreprises et de nos investissements afin d’optimiser la performance et la valeur.
Sûreté et sécurité : mettre en œuvre des mesures sur les lieux de développements, telles que l’installation de caméras de surveillance et des patrouilles de sécurité afin de garantir un environnement sûr, de répondre aux cas d’urgence, de protéger le personnel, les locataires et les visiteurs, et de décourager les activités non autorisées.
Gestion des risques : effectuer des évaluations régulières et contrôler les transactions afin de détecter et de traiter les risques potentiels, de respecter les obligations de connaissance du client, de garantir l’intégrité de nos activités, et de nous prémunir contre les fraudes ou d’autres activités illégales.
Conformité à la loi : tenir à jour les dossiers opérationnels nécessaires.
Obligations légales : respecter les exigences et les directives légales.
Vente des propriétés et des opérations commerciales : transférer les dossiers au nouveau gestionnaire immobilier si Oxford vend ou ne gère plus les propriétés.
Autres fins nécessitant le consentement : répondre à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre consentement.

Aux fins susmentionnées, nous recueillons les types de données personnelles suivants :

Coordonnées : des adresses postales ou électroniques et des numéros de téléphone lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires aux fins décrites ci-dessus.
Données sur la diversité et l’inclusion : le sexe et d’autres données démographiques pertinentes pour faciliter la diversité et l’inclusion parmi nos fournisseurs de services professionnels, nos partenaires de développement et nos copropriétaires.
Renseignements généraux et antécédents : les renseignements tels que la date de naissance, les pièces d’identité délivrées par le gouvernement (facultatives pour la vérification des antécédents), les employeurs actuels et antérieurs, les adresses actuelles et antérieures, et d’autres renseignements pertinents pour la vérification des antécédents.
Dossiers de communication : les courriels, les formulaires de demande de communication reçus, d’autres correspondances, et les enregistrements d’appels pour répondre aux demandes.
Données sur le personnel : dans le cas d’acquisitions, des listes comprenant les titres de postes, les antécédents professionnels et les salaires.
Données de contrôle : dans le cas d’acquisitions, des listes des clients ou des locataires, un historique des transactions et d’autres données essentielles à l’évaluation des acquisitions ou investissements potentiels.
Dossiers opérationnels : les dossiers opérationnels de l’entreprise que nous avons acquise ou qui sont nécessaires pour rendre compte de notre investissement.
Renseignements complémentaires pertinents : d’autres données pertinentes recueillies légalement à nos fins de collecte.

Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez directement à notre demande ou lorsque vous faites une demande. Par exemple, vous pouvez nous fournir vos coordonnées lorsque vous vous inscrivez à une infolettre ou à un événement, vous achetez des cartes-cadeaux ou vous louez un espace résidentiel, de bureau, commercial ou de vente au détail. Si nous avons besoin de renseignements à des fins de connaissance du client et de contrôle préalable, nous pouvons vous demander de vous identifier et de fournir d’autres renseignements. Nous pouvons également recevoir des renseignements vous concernant de la part de fournisseurs de services de vérification de la réputation et des antécédents, de références, de sources accessibles au public, de contreparties à des transactions et de conseillers juridiques dans le cadre de procédures de contrôle préalable ou de clôture, ou de la part de nos entreprises dans le cadre de nos activités de contrôle et de surveillance.

Nous ou nos fournisseurs de services recueillons également certains renseignements automatiquement par des moyens technologiques, tels que des renseignements techniques et d’utilisation de nos offres numériques et, sur certaines propriétés, des analyses de vidéo anonyme et d’autres outils de mesure du trafic pédestre.

Si vous nous fournissez des données personnelles concernant une autre personne, telles que des renseignements sur la propriété de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, vous déclarez que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces données personnelles.

Nous recueillons et combinons des données dans le cadre de nos différentes activités commerciales et de nos diverses interactions avec vous.

Nous communiquons des données personnelles avec les sociétés affiliées et les fournisseurs de services qui soutiennent nos opérations commerciales.

Oxford et ses sociétés affiliées font partie d’une famille d’entreprises qui comprend les propriétaires légaux des propriétés que nous gérons ou développons ou dans lesquelles nous investissons. Ces entités se communiquent les données personnelles aux fins énumérées dans la présente déclaration de confidentialité. Les motifs pour lesquels nous communiquons ces données personnelles sont les suivantes :

Efficacité opérationnelle : assurer la gestion et l’exploitation efficaces des propriétés, notamment l’entretien, les services aux locataires et la sécurité.
Analyse des investissements et prise de décision : collaborer aux stratégies d’investissement, aux acquisitions de propriétés et aux cessions, afin d’optimiser notre portefeuille d’investissements.
Marketing et service à la clientèle : mettre en place des campagnes de marketing ciblé et fournir des services personnalisés aux locataires dans l’ensemble de nos propriétés.
Infrastructure et soutien technologiques : collaborer au développement et à la maintenance de l’infrastructure technologique, notamment les plates-formes et les services partagés, afin d’accroître l’efficacité opérationnelle et les mesures de cybersécurité dans l’ensemble du groupe.
Gestion et rapports financiers : coordonner les activités financières, notamment le suivi du rendement des investissements, les rapports financiers et la budgétisation dans l’ensemble du groupe, afin de garantir la santé financière et la croissance stratégique.
Innovation et développement : échanger des idées et des données pour stimuler l’innovation dans le développement immobilier, explorer de nouvelles occasions de marché et améliorer les caractéristiques des propriétés pour répondre aux besoins changeants des locataires.
Conformité à la loi et gestion des risques : coordonner les efforts pour respecter les obligations légales, gérer les risques et garantir la sécurité des données relatives aux locataires et aux propriétés.

En outre, nous communiquons des données personnelles à des tiers, dont les suivants :

Fournisseurs de services technologiques : les entreprises fournissant l’infrastructure et les services technologiques qui soutiennent nos applications, notamment l’hébergement dans l’infonuagique, les services logiciels et les outils de communication (tels que les agents conversationnels) et les fournisseurs de services d’analyse de données, d’apprentissage automatique, de veille stratégique et d’intelligence artificielle.
Services de paiement et financiers : les entités traitant les paiements ou fournissant des services financiers.
Partenaires événementiels et promotionnels : des collaborateurs dans le cadre d’événements et d’activités promotionnelles.
Agences de marketing et de publicité : des agences participant à la promotion de nos opérations commerciales et de nos propriétés.
Réseaux publicitaires et plates-formes de publication : les plates-formes de publicité numérique, notamment les médias sociaux sur lesquels nos publicités apparaissent.
Fournisseurs de services de gestion de la relation client : les fournisseurs qui gèrent les données des clients et des locataires actuels et potentiels.
Services de marketing par courriel : les plates-formes qui administrent et effectuent des campagnes, des promotions et des communications par courriel.
Outils de gestion des médias sociaux : les services qui aident à gérer les interactions et le contenu sur les plates-formes de médias sociaux, en rationalisant l’engagement et la distribution du contenu.
Plates-formes de commentaires et de sondages : les outils permettant de recueillir et d’analyser les commentaires des locataires, contribuant à l’amélioration des services et aux stratégies de satisfaction des locataires.
Services de vérification des antécédents : les entreprises fournissant des services de vérification de la solvabilité, de la réputation et des antécédents.
Fournisseurs de services d’analyse : les entreprises proposant des services d’analyse de données.
Compagnies d’assurance : les fournisseurs de couverture d’assurance liée à nos activités.
Personnel de sécurité, forces de l’ordre et organismes gouvernementaux :les agences de sécurité, les services de police et d’autres autorités gouvernementales, conformément aux obligations légales et pour aider à garantir la sécurité de nos propriétés pour le personnel, les clients et les locataires.
Conseillers professionnels : les avocats, les auditeurs et les consultants en gestion offrant des conseils juridiques, financiers ou stratégiques.

Avec votre consentement ou si la loi nous y autorise ou nous y oblige, nous pouvons également communiquer vos données personnelles à d’autres tiers qui ne figurent pas ci-dessous.